Cobrar por dar una conferencia: cuánto pedir y cómo

(Imagen generada con Inteligencia Artificial)

Cuánto cobrar por dar una conferencia depende de tres datos que puedes tener resueltos antes de que nadie te invite: las horas reales que te ocupa la intervención, quién organiza el evento y qué gana con tu presencia, y lo que esa ponencia te deja después. Con esos tres datos se fija una tarifa por formato, se escribe y se comunica con calma cuando llega la invitación. Hablar gratis tiene sentido solo cuando la contrapartida queda pactada por escrito.

Llevo muchos años subiendo a escenarios y a aulas, y he visto la misma escena repetida. Llega un correo amable, alguien te propone intervenir en unas jornadas y, al final, casi de pasada, pregunta "¿cuáles serían tus honorarios?". El profesional que no tenía la respuesta preparada improvisa una cifra al teléfono. Casi siempre se queda corto. Y una vez dicha, esa cifra le acompaña años.

¿Qué incluye el honorario de un ponente?

El honorario de un ponente es lo que cobras por intervenir en un evento que organiza otro. No paga solo los cuarenta y cinco minutos sobre el escenario. Paga la preparación, el viaje, la jornada que dejas de atender en tu consulta o tu despacho, y el uso que el organizador hará de tu intervención si la graba.

Ese último punto se olvida mucho. Una charla grabada y colgada en la web del congreso sigue trabajando para el organizador durante años. Es razonable que la cesión de la grabación tenga su propio precio, o que por lo menos se hable antes de firmar.

Los tres datos que fijan la cifra

1. Las horas reales. Una conferencia de una hora rara vez ocupa una hora. Cuenta la preparación del contenido, el ensayo, la llamada previa con la organización, el viaje de ida y vuelta y el tiempo en el evento antes y después de hablar. Una intervención de cuarenta y cinco minutos fuera de tu ciudad puede comerse un día y medio de agenda. Multiplica esas horas por lo que vale tu hora de trabajo, y si nunca lo has calculado, empieza por ahí: lo expliqué en para qué sirve saber cuánto vale tu hora. Esa cifra es el suelo. Por debajo de ella, la conferencia te cuesta dinero.

2. Quién organiza y qué gana. No es lo mismo un congreso con entrada de pago y patrocinadores que una asociación de pacientes sin presupuesto. Tampoco una empresa que te contrata para formar a su equipo directivo. La pregunta útil es qué obtiene el organizador gracias a tu intervención: entradas vendidas, formación interna que de otro modo pagaría a una consultora, prestigio para su evento. Cuanto más claro es ese beneficio, más alto puede ser tu honorario sin que nadie lo vea caro.

3. Lo que te deja después. Algunas ponencias te ponen delante de cien personas que encajan exactamente con tu cliente ideal. Otras te sitúan ante un público que nunca te contratará. Este dato no sube ni baja la tarifa por sí solo, pero decide cuánto margen tienes para negociar. Cómo aprovechar esa visibilidad es otro asunto, que trato en una charla bien preparada sigue trayendo clientes meses después.

Una tarifa por formato, escrita antes de la invitación

La cifra se decide en frío, no cuando el organizador espera al otro lado del teléfono. Lo práctico es tener una hoja con tus formatos y el precio de cada uno. Cuatro suelen bastar:

• Charla en tu ciudad, hasta una hora.
• Ponencia con desplazamiento, que ocupa la jornada completa.
• Sesión de formación para el equipo de una empresa, de media jornada.
• Participación en mesa redonda o entrevista en directo, con menos preparación.

Al lado de cada formato, tres notas: si los gastos de viaje y alojamiento van aparte (lo normal es que sí), qué pasa con la grabación y qué materiales entregas. Esa hoja no se publica. Es tu referencia interna, y te evita la incomodidad de inventar.

Cómo pedirlo cuando te escriben

Antes de dar tu cifra, pregunta. ¿Qué tipo de evento es, cuánta gente asistirá, cuánto dura la intervención y si hay un presupuesto asignado para ponentes? Muchos organizadores tienen una partida fija y te la dirán. A veces es más alta de lo que ibas a pedir.

Después, responde por escrito y con una sola cifra. Una respuesta tipo funciona bien: "Gracias por pensar en mí. Para una ponencia de este formato, con desplazamiento, mis honorarios son X, más gastos de viaje y alojamiento. Incluye la preparación adaptada a vuestro público y una reunión previa con la organización. Si queréis grabarla para difundirla, lo hablamos aparte". Sin justificarte, sin rangos y sin el "pero si os viene mal, lo vemos".

Si te dicen que no hay presupuesto, no rebajes en el momento. Agradece, deja abierta la puerta para otra ocasión y valora con calma si encaja en el caso del gratis con contrapartida, que viene más abajo.

Un ejemplo: la primera invitación de Pilar

Pilar es asesora fiscal con despacho propio desde hace quince años. Una asociación de empresarios de otra provincia le escribe un lunes: quieren que dé una ponencia de cincuenta minutos sobre la fiscalidad del relevo generacional en empresas familiares. Le piden "una idea de sus honorarios".

Pilar no contesta ese día. Por la tarde hace la cuenta. Preparar el contenido adaptado le llevará unas seis horas. El viaje en tren, cuatro entre ida y vuelta. La jornada del evento, otras cinco. Quince horas en total, casi dos días de despacho. Multiplica por su hora y obtiene el suelo.

Después mira el segundo dato. La asociación cobra entrada a sus socios y el evento tiene patrocinadores. Su público son dueños de empresas familiares, justo el cliente que Pilar quiere atraer. Con ese organizador podría pedir algo más, pero el tercer dato es tan favorable que se queda en su tarifa de ponencia con desplazamiento, sin tocarla.

El martes responde con su cifra, los gastos aparte y una frase sobre la grabación. La asociación acepta sin discutir y le pregunta si podría repetir la ponencia en su delegación de la capital. Esa tarde de cuentas fijó también el precio de las ponencias que vengan detrás.

¿Cuándo tiene sentido hablar gratis?

Hay momentos en que intervenir sin cobrar es una buena decisión, sobre todo al principio, cuando todavía te estás haciendo un nombre como ponente. Hablar en público acelera tu posición más que casi cualquier otra cosa, como explico en hablar en público para ganar autoridad profesional más rápido. La condición es que el gratis sea una decisión tuya y no una costumbre del organizador.

Por eso, cuando no hay honorario, se pacta por escrito qué recibes a cambio. Algunas contrapartidas razonables:

• La grabación completa de tu intervención, con permiso para usarla en tu web.
• Un espacio al final para ofrecer un material descargable a quien lo quiera.
• Presentación con tu nombre y tu especialidad en el programa y en la difusión del evento.
• El compromiso de pagarte honorarios si te invitan a una segunda edición.

Si el organizador no puede ofrecer nada de eso y el público no encaja con tus clientes, la respuesta sensata es declinar con amabilidad. Un no educado hoy no cierra ninguna puerta.

Dónde no sirve este método

Si todavía no te ha invitado nadie, la tarifa escrita sirve de poco. Antes hace falta que te conozcan por un tema concreto, y eso se construye publicando y hablando en espacios pequeños. Tampoco aplica igual a quien vive de las conferencias como actividad principal: ahí entran agencias de ponentes, exclusivas y otra lógica de precios que queda fuera de este artículo.

Para el profesional con consulta o despacho, que da unas cuantas ponencias al año, el método basta. Decidir qué formatos aceptar, cuánto cobrar por cada uno y cómo encajarlos en tu agenda sin restar horas a tus clientes es una de las conversaciones que se trabajan en "Evolution IA", la mentoría estratégica de Javier G. Amblar para profesionales con experiencia que quieren convertir lo que saben en más y mejores clientes, con la Inteligencia Artificial ocupándose de lo repetitivo y la persona siempre al mando.

Preguntas frecuentes

¿Los gastos de viaje se incluyen en el honorario?
Lo habitual es facturarlos aparte o que los gestione directamente el organizador. Mezclarlos con tu honorario hace que tu precio real varíe según la distancia y complica la conversación.

¿Debo cobrar más si la conferencia se graba y se publica?
Es razonable. La grabación sigue trabajando para el organizador mucho tiempo después del evento. Puedes cobrar la cesión aparte o incluirla a cambio de poder usarla tú también en tu web.

¿Qué hago si el organizador me pide un descuento?
Ajusta lo que entregas, no el precio. Una intervención más corta, sin reunión previa o sin material adaptado puede tener otra tarifa. Bajar la misma ponencia enseña al organizador que tu cifra era negociable.

¿Por dónde empiezo si nunca he cobrado por una ponencia?
Por la hoja de formatos: calcula las horas reales de cada uno, ponle precio y tenla a mano antes de que llegue la próxima invitación. Si quieres seguir recibiendo reflexiones como esta para aplicarlas en tu consulta o tu despacho, suscríbete gratis al newsletter en el formulario de aquí abajo.