Dos huecos fijos a la semana para quien llega sin conocerte

(Imagen generada con Inteligencia Artificial)

La forma más sencilla de atender a todas las personas que llegan sin conocerte, sin que la semana se llene de llamadas sueltas, es reservarles dos huecos fijos a la semana. Siempre el mismo día y a la misma hora, con reserva por enlace, veinte minutos por persona y las mismas tres preguntas. Quien llega nuevo encuentra sitio en pocos días y tu jornada se queda entera para quien ya trabaja contigo.

Qué es una franja de primer contacto

Una franja de primer contacto es un bloque de tiempo fijo que reservas solo para conversaciones breves con personas que todavía no son clientes. No es una consulta gratuita ni una sesión de prueba. Es una conversación corta para saber si puedes ayudar y, si es así, cómo empezar.

La diferencia con lo habitual está en el orden. Lo habitual es que el contacto nuevo llame cuando puede, que tú contestes cuando puedes y que la conversación acabe metida entre dos sesiones, en el coche o a las nueve de la noche. La franja le da la vuelta: quien llega elige entre tus huecos, no entre los suyos y los tuyos mezclados.

Un martes con la franja puesta

Pongamos una fisioterapeuta con consulta propia que tiene sus franjas los martes y los jueves de 13:00 a 14:00. El lunes por la noche alguien rellena el formulario de su web porque lleva semanas con el hombro cargado y la ha encontrado buscando en Google. Recibe un correo automático con el enlace, elige el martes a las 13:20 y contesta tres preguntas antes de la llamada.

El martes a las 13:20 ella tiene delante esas respuestas. Veinte minutos dan para mucho cuando no hay que empezar desde cero. A las 13:40 cuelga, anota lo decidido y entra la siguiente persona. A las 14:00 come.

Ninguna de esas llamadas ha cortado una sesión. Nadie ha esperado diez días.

¿Por qué dos huecos y no uno, ni cinco?

Dos huecos bastan para que nadie espere más de tres o cuatro días, que es lo que una persona interesada aguarda con buena disposición. Uno solo deja demasiada distancia si alguien escribe justo después. Cinco convierten la franja en otra parte de la agenda que ocupa la semana, y vuelves al punto de partida.

Conviene que estén separados, martes y jueves o lunes y miércoles, y a una hora que elijas por cómo trabajas, no por costumbre. Lo que importa es que sea siempre la misma, porque esa regularidad es la que deja el resto de la semana libre de sorpresas.

Las mismas tres preguntas, contestadas antes

La conversación de veinte minutos rinde cuando las preguntas son siempre las mismas y llegan contestadas por escrito. Yo suelo proponer estas:

• ¿Qué te ha hecho buscar ayuda ahora? Dice más del momento de la persona que cualquier descripción técnica.
• ¿Qué has probado ya? Evita repetir lo que no sirvió y muestra cuánto camino lleva.
• ¿Qué te gustaría que hubiera cambiado dentro de unos meses? Te da el dato para decidir si encaja contigo.

Con esas respuestas leídas, la llamada empieza en el punto que importa. A quien no encaja se le puede decir con respeto, con una recomendación de a quién acudir, sin haber dedicado una hora a descubrirlo. Si quieres afinar ese filtro antes incluso de que llegue la reserva, aquí explico qué preguntas poner en el formulario de contacto para cualificar a quien te escribe.

Lo que se automatiza y lo que se queda contigo

La parte repetitiva se puede automatizar casi entera: el enlace con los huecos reales, la confirmación, el recordatorio de la víspera y el envío de las tres preguntas. Es una de las formas más directas de automatizar tareas repetitivas en una consulta o despacho sin tocar nada de lo que el cliente valora de ti. La Inteligencia Artificial puede ayudarte a preparar la llamada, por ejemplo resumiendo en dos líneas lo que la persona ha escrito, pero la lectura y la decisión siguen siendo tuyas.

Lo que no se automatiza es la conversación: veinte minutos atentos valen más que cuarenta con la cabeza en la sesión siguiente.

El resto del recorrido, desde que alguien decide escribirte hasta que tiene la cita, lo trato en cómo hacer que reservar contigo sea más fácil que dudar.

Lo que he visto cuando alguien lo prueba

Con los profesionales que acompaño he visto muchas veces lo mismo: lo que pesa de los contactos nuevos no es atenderlos, es no saber cuándo van a aparecer. Una psicóloga, un asesor fiscal, un interiorista; la profesión cambia poco. En cuanto lo nuevo tiene su sitio fijo, la agenda entera se vuelve previsible, y eso se nota en cómo se trabaja con los clientes que ya están.

Hay un límite que conviene decir. Si recibes muy pocos contactos nuevos, dos franjas fijas pueden quedarse vacías semanas enteras, y entonces no tiene sentido bloquearlas: basta un enlace con huecos abiertos. Esto sirve a quien ya recibe un goteo constante de personas que no le conocen y quiere atenderlas a todas con calma.

Por dónde empezar la semana que viene

Abre el calendario y busca dos horas de la próxima semana que suelan estar más tranquilas. Márcalas en un color que no uses para nada más. Escribe las tres preguntas. Prepara el enlace. Desde ese día, quien llegue sin conocerte recibe la misma respuesta amable: elige uno de estos huecos.

Así se resuelve buena parte de cómo llenar la agenda sin trabajar más horas, y también de cómo atender a más clientes sin que baje la calidad: no estirando el día, sino dando a cada tipo de conversación su sitio. Es la clase de decisión pequeña que defiendo en consultoria.uno porque ordena todo lo demás.

Cuando alguien quiere rediseñar con calma toda la entrada de clientes nuevos, ese es el trabajo de "Evolution IA", la mentoría estratégica de Javier G. Amblar para profesionales con experiencia que quieren convertir lo que saben en más y mejores clientes.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si alguien no puede en ninguno de los dos huecos?
Le ofreces los de la semana siguiente; casi siempre encaja alguno. Si hay una urgencia real, la excepción la decides tú, pero que siga siendo una excepción.

¿Veinte minutos no se quedan cortos?
Para decidir si puedes ayudar y cómo empezar, no, siempre que las tres preguntas lleguen contestadas. La primera sesión de trabajo es otra cosa y se cobra como tal.

¿Sirve igual por teléfono que por videollamada?
Sí. Lo que ordena la semana es que el hueco sea fijo y la conversación tenga la misma estructura; el canal lo puede elegir la otra persona al reservar.

¿Qué conviene decidir hoy mismo para ponerlo en marcha?
Hoy basta con elegir los dos huecos y escribir las tres preguntas; el enlace y los recordatorios pueden esperar unos días. Si quieres seguir recibiendo reflexiones como esta y aplicarlas en tu propia consulta o despacho, suscríbete gratis al newsletter en el formulario de abajo.