Dictar las notas al salir de la sesión: la tarde que recuperas

(Imagen generada con Inteligencia Artificial)

Dictar las notas de cada sesión en dos o tres minutos, nada más despedir al cliente y siempre con la misma estructura, te devuelve la tarde que antes se iba en pasarlas a limpio. El texto llega ordenado a tu plantilla, tú lo revisas y lo firmas. Lo que ocupaba el final del día se reparte en ratos cortos entre una cita y la siguiente.

Piensa en un martes cualquiera. La última persona se fue a las seis. A las siete sigues delante del ordenador, con cinco sesiones por pasar y la memoria de la primera ya borrosa. Esa hora no aparece en ninguna factura. Tampoco en la agenda. Y se repite casi todos los días.

¿Qué es dictar las notas al salir de la sesión?

Dictar al salir es un hábito con dos reglas: hablas en cuanto se cierra la puerta, antes de la siguiente cita, y sigues siempre el mismo guion. Ese audio corto se convierte en la nota de la sesión o en el borrador del informe, ya colocado en los apartados de tu plantilla.

Hace poco escribí sobre el resumen previo que prepara la cita antes de que entre el cliente. Esto es la otra punta de la misma sesión: el cierre. Uno hace que la hora rinda; el otro evita que la hora te persiga hasta la noche.

El momento importa más que la herramienta. A los dos minutos de terminar recuerdas el tono, la frase exacta que dijo el cliente, el matiz que te hizo cambiar de plan. A las siete de la tarde ya solo recuerdas lo que hiciste, no lo que viste.

La estructura fija que hace que basten dos minutos

Sin estructura, dictar se convierte en divagar. Con ella, cualquiera termina en menos tiempo del que tarda en lavarse las manos. Un guion que sirve para casi cualquier consulta:

• Cómo llegó: motivo de la sesión y estado al empezar.
• Qué se trabajó o qué se decidió.
• Lo que observaste tú, con tu criterio, aunque el cliente no lo dijera.
• Pendientes: lo que hace el cliente y lo que haces tú antes de volver a verle.
• Próximo paso y fecha aproximada.

Un psicólogo, una nutricionista o un fisioterapeuta con consulta propia lo usan tal cual. En un despacho, un abogado lo adapta en un minuto: hechos nuevos, lo acordado con el cliente, plazos, documentos que faltan y siguiente actuación. Lo que no cambia es el orden. Siempre el mismo, para que tu cabeza no tenga que decidir por dónde empezar.

Si quieres ordenar qué automatizar primero, el criterio es el mismo que propuse en empezar por lo que repites diez veces al día. Pocas tareas en una consulta o despacho se repiten tanto como esta.

¿Qué hace la Inteligencia Artificial y qué te toca a ti?

La Inteligencia Artificial transcribe el audio, quita las repeticiones y coloca cada frase en su apartado de la plantilla. Eso es todo. No interpreta, no diagnostica y no decide qué es relevante: eso viene de lo que tú dijiste.

Tu parte es leer, corregir y firmar. Mi postura aquí es firme: la nota que firmas es tuya, palabra por palabra. Si no la has leído entera, no la firmas. La revisión lleva un par de minutos y es donde añades el matiz que el dictado dejó a medias.

Cuando reviso con profesionales en qué se les va la semana, la tarde de papeles aparece casi siempre. Y casi nunca la cuentan como trabajo. Por eso es de las primeras horas que conviene recuperar: no exige captar a nadie nuevo ni cambiar precios, solo cambiar el momento y la forma de hacer algo que ya haces. Así se entiende que la Inteligencia Artificial amplifica el criterio profesional: lo deja por escrito antes de que se enfríe.

Consentimiento y datos de clientes, con cuidado

Las notas de una consulta contienen información delicada, y quien te la confió merece saber cómo la tratas. Antes de empezar conviene dejar resueltas cuatro cosas:

• Informar al cliente de que usas una herramienta de transcripción y dejar firmado su consentimiento, junto al resto de documentos de alta.
• Elegir una herramienta que cumpla la normativa de protección de datos que te aplica y que no use tus textos para entrenar sus modelos.
• Dictar con iniciales o con un número de referencia, nunca con nombre y apellidos.
• Borrar el audio en cuanto la nota está revisada y guardada donde ya guardabas tus historias o expedientes.

En salud, la historia clínica tiene reglas propias; en un despacho, el secreto profesional manda. Si tienes dudas, una consulta breve con quien lleve tu protección de datos te deja tranquilo para años.

¿A quién no le sirve?

Hay quien escribe durante la sesión porque escribir le ayuda a pensar. Si es tu caso y las notas salen terminadas, no cambies nada. Tampoco sustituye al informe técnico largo: el dictado te da un primer borrador bien ordenado, y el informe final sigue pidiendo tu tiempo de mesa.

Para el resto, que es la mayoría, el cambio se nota la primera semana. La consulta cierra a su hora. La tarde vuelve a ser tuya, para la familia, para descansar o para pensar en tu negocio con la cabeza despejada. Más personas atendidas sin alargar la jornada, y con notas mejores que las de las siete de la tarde.

Este tipo de rutinas son de las primeras que se montan en "Evolution IA", la mentoría estratégica de Javier G. Amblar para profesionales con experiencia que quieren convertir lo que saben en más y mejores clientes sin trabajar más horas. En consultoria.uno encontrarás otras piezas sobre cómo atender a más clientes sin perder calidad.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debe durar el dictado de cada sesión?
Entre dos y tres minutos si sigues siempre el mismo guion. Si te pasas de cinco, suele ser señal de que estás contando la sesión en lugar de anotar lo que importa para la siguiente.

¿Tengo que pedir permiso al cliente para dictar sus notas con una herramienta?
Sí. Explícale qué herramienta usas y para qué, y recoge su consentimiento por escrito con el resto de documentos de alta. A la mayoría le gusta saber que sus notas se escriben con la sesión aún reciente.

¿Sirve también para informes que entrego al cliente?
Sirve para el borrador. El dictado ordena hechos y acuerdos en la plantilla del informe; la redacción final, las conclusiones y la firma siguen siendo tuyas y conviene revisarlas con calma.

¿Qué hago con esto mañana en mi consulta?
Mañana escribe en un papel tu guion de cinco puntos y dicta la nota de la primera sesión nada más terminar, aunque luego la pases a mano como siempre. Si quieres seguir recibiendo reflexiones como esta para aplicarlas en tu propia actividad, suscríbete gratis al newsletter en el formulario de abajo.