¿Por qué la consulta empieza antes de que entre el cliente?

(Imagen generada con Inteligencia Artificial)

La consulta empieza antes de que entre el cliente porque los primeros minutos de cada sesión se ganan o se pierden en la preparación. Si llegas con el caso ya resumido, lo que se habló la última vez, lo que quedó pendiente y lo que quieres comprobar hoy, la sesión rinde más y no se alarga. Preparar ese resumen no exige tu criterio, y por eso puede hacerlo un ayudante o un sistema de Inteligencia Artificial bajo tus instrucciones.

Los minutos que se pierden al empezar

En casi cualquier consulta o despacho, la primera parte de cada cita se dedica a reconstruir: repasar notas deprisa, recordar qué se acordó, preguntar al cliente cosas que ya contó. Una nutricionista con la agenda llena lo resume con una frase habitual: "dame un segundo que miro dónde lo dejamos". Ese segundo, multiplicado por todas las citas del día, es una parte importante de la jornada.

No es descuido. Es que la preparación se hace en el hueco entre dos clientes, con la cabeza todavía en el anterior. Y lo que se hace con prisa se hace a medias.

Qué es un resumen previo de sesión

Un resumen previo de sesión es una ficha breve, de media página como máximo, que reúne lo que necesitas saber de un cliente justo antes de verle. No sustituye a la historia completa; la condensa para ese momento. Suele tener cuatro apartados:

• Dónde lo dejamos. Lo esencial de la última sesión, en tres o cuatro líneas.
• Lo que quedó pendiente. Tareas del cliente, pruebas solicitadas, documentos que tenía que enviar.
• Lo que ha llegado desde entonces. Mensajes, resultados, cambios que el cliente haya comunicado.
• Lo que quiero comprobar hoy. Una o dos preguntas que tú dejaste anotadas al terminar la sesión anterior.

Con esa ficha delante, la conversación empieza donde tiene que empezar. El cliente nota que su caso se sigue con atención, y tú dedicas la sesión a pensar, no a recordar.

¿Quién prepara el resumen si no lo haces tú?

Prepararlo es un trabajo de recopilación, no de criterio. Por eso puede hacerlo otra persona: una asistente, un colaborador a tiempo parcial o una secretaria compartida con otros profesionales. Basta con una plantilla clara y acceso a las notas y mensajes de cada cliente.

También puede hacerlo un asistente de Inteligencia Artificial, siempre con las debidas garantías de privacidad. Si tus notas de sesión y los mensajes del cliente están en un sitio ordenado, el asistente puede leerlos y rellenar la ficha a primera hora para todas las citas del día. Tú la revisas en unos minutos antes de abrir la puerta. Sigues al mando de lo importante: qué preguntar, qué decidir, qué recomendar. Es una de las formas más directas de atender a más clientes sin perder calidad.

La condición, en ambos casos, es que al terminar cada sesión dejes escrita la última línea de la ficha: lo que quieres comprobar la próxima vez. Esa línea es tu criterio, y es lo único que nadie puede preparar por ti. En solo tú puedes hacer una parte de tu trabajo, y es más pequeña de lo que parece se explica cómo distinguir esa parte del resto.

Lo que se gana en la agenda

La ganancia no está solo en los minutos de cada cita. Está en el hueco entre citas, que deja de ser tiempo de reconstrucción y vuelve a ser descanso o trabajo pensado. Como se explica en tu jornada no se alarga por los clientes, se alarga entre ellos, ese trabajo intermedio es el que más alarga el día sin que se note.

Con la preparación resuelta, muchos profesionales descubren que pueden llenar la agenda sin trabajar más horas, o mantener los mismos clientes terminando antes. Las dos opciones son buenas; lo importante es decidir cuál se quiere antes de que el tiempo liberado se ocupe solo.

Por dónde empezar

Prueba con las citas de un solo día. La tarde anterior, prepara o encarga las fichas de los clientes del día siguiente con los cuatro apartados. Al final de la jornada, compara cómo han ido esas sesiones con las de un día normal.

Diseñar este tipo de rutinas, en las que la Inteligencia Artificial o un ayudante asumen lo repetitivo y el profesional conserva el criterio, es parte del trabajo de "Evolution IA", la mentoría estratégica de Javier G. Amblar para profesionales con experiencia que quieren convertir lo que saben en más y mejores clientes sin alargar la jornada.

Preguntas frecuentes

¿No es más rápido repasar las notas yo mismo?
Para una cita, sí. Para ocho al día, no: la suma de esos repasos hechos con prisa es lo que alarga la jornada y empeora el arranque de cada sesión.

¿Qué pasa con la privacidad de los datos del cliente?
Cualquier persona o herramienta que prepare la ficha debe tratar los datos con las garantías que exige tu actividad. Si trabajas con datos de salud, comprueba que la herramienta cumple la normativa aplicable antes de usarla.

¿Sirve también para primeras consultas?
Sí, con otra plantilla: lo que el cliente contó al pedir la cita, lo que respondió en el cuestionario previo y lo que quieres averiguar en la primera conversación.

¿Qué hago con esto mañana en mi consulta?
Escribir al final de cada sesión una sola línea con lo que quieres comprobar la próxima vez; es el hábito que hace posible todo lo demás. Si quieres seguir recibiendo reflexiones como esta para aplicarlas en tu propia actividad, suscríbete gratis al newsletter en el formulario de aquí abajo.