¿Cuánto criterio se te va cada mañana en correos que no lo necesitan?

(Imagen generada con Inteligencia Artificial)

Buena parte de la mañana de un profesional se va en correos que no necesitan su criterio: confirmaciones, envíos de documentos, preguntas que ya ha contestado veinte veces. El problema no es la cantidad de mensajes, sino leerlos en el orden en que llegan, porque así cada correo decide qué haces a continuación. Separar los que exigen tu juicio de los que no, y tener preparados los segundos, devuelve horas a la semana sin trabajar más.

El correo en orden de llegada es una agenda que escriben otros

Abrir la bandeja y contestar de arriba abajo parece eficiente y no lo es. Mezcla una pregunta de facturación con una decisión delicada sobre un cliente y con un aviso que no requiere respuesta, y obliga a cambiar de registro en cada mensaje. Al final de la mañana has contestado mucho y decidido poco.

Un consultor o un abogado con veinte años de oficio suele tener su mejor capacidad de juicio en las primeras horas del día. Si esas horas se van en el correo, lo que exige criterio se queda para la tarde, cuando ya cuesta más. La relación entre la hora y la calidad de las decisiones está desarrollada en cuando las decisiones que exigen criterio caen al final del día.

Tres tipos de correo y un trato distinto para cada uno

Clasificar la bandeja es la decisión que ordena todo lo demás. Casi todos los mensajes de una consulta o un despacho caen en uno de estos tres grupos:

• Los que exigen tu criterio. Una decisión sobre un caso, una propuesta, un cliente que plantea algo nuevo. Pocos, pero son los que de verdad mueven tu trabajo.
• Los que se repiten. Horarios, documentación, cómo se paga, cómo se prepara una primera sesión. Tienen respuesta conocida y solo cambian los detalles.
• Los que no piden respuesta. Avisos, copias, notificaciones. Se archivan sin más.

Con esa clasificación, el correo deja de ser una sola tarea y se convierte en tres tareas distintas, cada una con su momento del día y su nivel de atención.

¿Cómo se consigue que el correo repetitivo llegue casi resuelto?

Escribiendo una vez, con tu tono, la respuesta a cada pregunta que se repite. Con ese archivo de respuestas como referencia, la Inteligencia Artificial puede clasificar los mensajes nuevos y dejar preparado un borrador para cada correo del segundo grupo, adaptado al caso. Cuando abres la bandeja, lo repetitivo ya tiene borrador: lo lees, ajustas un detalle y lo envías.

Es una de las aplicaciones más sensatas de la Inteligencia Artificial para profesionales autónomos, porque no toca lo delicado. Los correos que exigen tu criterio siguen siendo tuyos de principio a fin, y conviene que así sea: un mensaje con consecuencias para un cliente no se delega en un borrador. Esa frontera entre lo que se automatiza y lo que no está tratada en automatizar tu trabajo: la parte que conviene dejar exactamente como está.

Ningún borrador sale sin que lo leas. La herramienta prepara; la persona sigue al mando.

Dos franjas y una regla

La organización que mejor funciona suele ser sencilla. Una franja a media mañana para lo repetitivo, ya preparado, que se despacha en poco tiempo. Otra a primera hora de la tarde para los correos que exigen criterio, con calma. Y una regla: la primera hora del día no se abre la bandeja, se dedica al trabajo que más vale.

Lo que se gana no es solo tiempo. Es poder atender a más clientes sin perder calidad, porque el criterio se gasta donde importa y no en contestar por quinta vez cómo se reserva una cita. Ordenar este tipo de rutinas para que el negocio crezca sin alargar la jornada es parte del trabajo de "Evolution IA", la mentoría estratégica de Javier G. Amblar para profesionales con experiencia que quieren convertir lo que saben en más y mejores clientes.

Preguntas frecuentes

¿No se molestan los clientes si no contesto al momento?
Se molestan cuando no saben cuándo vas a contestar. Una respuesta dentro del mismo día, a una hora previsible, transmite más orden que una respuesta inmediata a deshoras.

¿Cuántas respuestas tipo hace falta tener escritas?
Con diez o doce se cubre la mayor parte del correo repetitivo de una consulta o un despacho. Se empieza por las tres preguntas que más recibes y se añaden las demás según aparecen.

¿Es seguro dejar que una Inteligencia Artificial lea mi correo?
Depende de la herramienta y del contenido. Conviene revisar sus condiciones de privacidad y no exponer información sensible de clientes, sobre todo en salud o en asuntos legales.

¿Qué cambio hago mañana mismo?
Mañana mismo puedes no abrir el correo en la primera hora y apuntar, al abrirlo, a qué grupo pertenece cada mensaje; con una semana de esa lista sabrás qué respuestas preparar primero. Si quieres seguir recibiendo ideas como esta para aplicarlas en tu propia actividad, suscríbete gratis al newsletter de Javier G. Amblar en el formulario que tienes justo aquí debajo.