Contratar un asistente virtual: cómo elegirlo y empezar

(Imagen generada con Inteligencia Artificial)

Para contratar a un asistente virtual que de verdad te sirva hacen falta tres cosas, y por este orden: tener por escrito las tareas que le vas a pasar, elegir a la persona por cómo resuelve una prueba pagada con un caso tuyo y pactar un bloque fijo de horas con resultados que puedas revisar. El primer mes se trabaja con dos o tres tareas cerradas. Solo después se amplía.

Parece poco. Pero casi todas las primeras contrataciones de apoyo que he visto torcerse fallaron ahí, no en la persona elegida. El profesional llega cansado, contrata deprisa a alguien recomendado, le dice "ayúdame con todo" y a las seis semanas los dos están frustrados. Él piensa que no vale la pena. Ella no sabe qué se esperaba de su trabajo.

¿Qué es un asistente virtual y qué no es?

Un asistente virtual es una persona que trabaja a distancia, por horas o por bloques mensuales, en las tareas de apoyo de tu negocio: agenda, correo, facturación, recordatorios a clientes, preparar documentos, subir contenido a la web. Trabaja con tus herramientas y bajo tus instrucciones, y suele tener varios clientes a la vez.

No es un socio ni un empleado a jornada completa. Tampoco es alguien que haga por ti la parte técnica de tu profesión. Un nutricionista no le pasa los planes de alimentación; le pasa todo lo que rodea a la consulta para que él tenga más tiempo dentro de ella.

Y no es lo mismo que automatizar con Inteligencia Artificial. Una herramienta puede redactar el borrador de un correo o clasificar facturas; una persona decide qué hacer cuando un cliente contesta algo que no estaba previsto. Lo sensato suele ser combinar las dos cosas, con la persona revisando lo que la máquina prepara.

Antes de publicar la oferta, escribe lo que le vas a pasar

Si no sabes con precisión qué tareas vas a soltar, ningún candidato podrá demostrarte nada. Empieza por lo que más se repite en tu semana, que es lo que explico en qué se delega primero cuando quieres un día libre a la semana, y pon cada tarea en una página: qué es, cuándo se hace, con qué herramienta y cómo sabes que está bien hecha. Si nunca lo has hecho, la guía para escribir el manual de tu negocio te ahorra la mitad del trabajo.

Con tres páginas así tienes la base de la oferta, de la prueba y del primer mes.

Cómo elegir: una prueba pagada vale más que el currículum

Los currículums de asistentes virtuales se parecen mucho entre sí. Todos dominan las mismas herramientas, todos son organizados y resolutivos. No te dicen lo que necesitas saber, que es cómo trabaja esa persona con tu forma de hacer las cosas.

Lo que funciona es una prueba corta, real y pagada. Escoges una de tus tareas escritas, la conviertes en un encargo de una o dos horas y se lo pasas a dos o tres finalistas con la misma página de instrucciones. Por ejemplo: "Aquí tienes diez correos de la última semana; prepara un borrador de respuesta para cada uno y marca los que creas que debo contestar yo".

Pagarla importa. Atrae a profesionales serios y te da derecho a exigir.

Al revisar las pruebas mira menos el resultado perfecto y más estas tres cosas:

• Qué preguntó antes de empezar. Quien pregunta lo que no estaba claro te ahorrará errores durante años.
• Qué decidió sin preguntar. Si acertó con criterio, bien. Si improvisó en algo delicado, es una señal.
• Cómo te lo entregó. Ordenado y fácil de revisar, o un montón de archivos que tienes que descifrar tú.

Para encontrar candidatos sirven las plataformas de profesionales independientes, las asociaciones de asistentes virtuales y, sobre todo, preguntar a colegas que ya trabajan con uno. Ahí la recomendación es útil para llegar a la persona. No para saltarte la prueba.

¿Cuánto cuesta y cómo se pacta?

No hay una tarifa única. El precio cambia según el país desde el que trabaja la persona, el idioma, la especialización (no cuesta lo mismo alguien que conoce la gestión de una consulta sanitaria que un perfil generalista) y si factura por horas sueltas o por un bloque mensual. Lo prudente es pedir precio a los finalistas de la prueba y comparar lo que incluye cada uno, no solo la cifra.

Mi recomendación es el bloque fijo: un número de horas al mes, pagado por adelantado, con un listado de tareas y un resultado esperado para cada una. "Agenda confirmada cada viernes para la semana siguiente." "Facturas emitidas el día uno." Eso se puede revisar en diez minutos.

Las horas sueltas parecen más baratas y salen más caras. Cada encargo exige volver a explicar, la persona prioriza a los clientes que le aseguran trabajo y tú acabas pendiente de si está disponible.

El primer mes, con dos o tres tareas cerradas

El primer mes no es para ver cuánto puede hacer. Es para comprobar que lo que hace sale como tú lo harías, o mejor. Por eso se empieza con dos o tres tareas de las que ya están escritas, y con una revisión corta al final de cada semana.

La forma de soltar el control poco a poco, sin perder calidad, la desarrollé en cómo empezar a delegar manteniendo la calidad de tu trabajo. Aquí lo único que añado es una fecha: al cumplirse el mes, os sentáis, decidís juntos si seguís y qué tarea entra después. Esa conversación pactada desde el principio quita mucha tensión a los dos.

Un caso: el despacho de Andrés

Andrés es abogado laboralista, trabaja solo en su despacho y lleva años atendiendo a pequeñas empresas. Su queja era siempre la misma: las tardes se le iban en confirmar citas, perseguir documentación a los clientes y emitir facturas. Lo que más disfruta, preparar los casos, quedaba para la noche.

Escribió tres páginas: gestión de la agenda, recordatorio de documentos pendientes y facturación mensual. Publicó la oferta, recibió muchas candidaturas y se quedó con tres finalistas. A las tres les pagó la misma prueba de dos horas: reclamar por correo la documentación a cinco clientes ficticios con distintos niveles de retraso.

Dos entregaron correos impecables. La tercera, Lucía, entregó correos igual de buenos y una nota: dos de esos clientes ficticios le parecían casos en los que convenía llamar en vez de escribir, y preguntaba si Andrés prefería hacerlo él. Andrés la eligió por esa nota.

Pactaron un bloque mensual de horas, con la agenda y los recordatorios como únicas tareas el primer mes. La facturación entró en el segundo. Al tercero, Andrés había recuperado dos tardes por semana. La decisión que le costó no fue contratar. Fue dejar de revisar cada correo que salía con su nombre.

Cuándo no te conviene todavía

No siempre es el momento. Si tus tareas cambian por completo de una semana a otra y no hay nada que se repita, todavía no hay qué pasar. Si no estás dispuesto a dedicar las primeras semanas a explicar y revisar, el asistente acabará haciendo poco y mal, y la culpa no será suya.

Cuando sí es el momento, el efecto se nota en lo que más le importa a quien trabaja por cuenta propia: el negocio sigue respondiendo a los clientes mientras tú estás en una sesión o en un juicio, y tú vuelves a dedicar las horas a lo que solo tú sabes hacer. Ordenar ese reparto entre lo que haces tú, lo que hace una persona de apoyo y lo que puede preparar la Inteligencia Artificial es parte de lo que se trabaja en "Evolution IA", la mentoría estratégica de Javier G. Amblar para profesionales con experiencia que quieren convertir lo que saben en más y mejores clientes, sin que el negocio dependa de que estén delante todo el rato.

Preguntas frecuentes

¿Es mejor un asistente virtual o contratar a alguien en plantilla?
Para quien trabaja por cuenta propia y necesita menos de media jornada de apoyo, el asistente virtual suele encajar mejor: pagas por lo que usas y no asumes una estructura fija. Cuando las tareas de apoyo llenan una jornada entera y necesitas a alguien presente en la consulta o el despacho, empieza a compensar la contratación en plantilla.

¿Cómo protejo la información de mis clientes?
Con un acuerdo de confidencialidad firmado antes de la prueba, accesos individuales a tus herramientas (nunca tu propia contraseña) y permisos limitados a lo que cada tarea necesita. En sectores con datos sensibles, como la salud o el derecho, conviene revisar también qué exige la normativa de protección de datos con tu asesor.

¿Cuántas horas al mes necesito para empezar?
Las que suman las dos o tres tareas escritas, con un margen pequeño para imprevistos. Si al medirlas te salen muy pocas, quizá todavía no es el momento; si te salen muchas, empieza igual con pocas tareas y crece desde ahí.

¿Qué hago hoy si quiero contratar uno?
Escribir hoy mismo la primera de esas tres páginas, antes de mirar ningún candidato: es lo que más tiempo te ahorrará después, contrates a quien contrates. Si quieres seguir recibiendo reflexiones como esta para aplicarlas en tu propio negocio, suscríbete gratis al newsletter en el formulario de aquí abajo.