3 formas de evitar malentendidos en tus emails

¿Has sentido alguna vez que tu mensaje ha sido tergiversado a través de un correo electrónico? ¿O que has malinterpretado una respuesta inocente? La confusión se resuelve con frecuencia, pero los malentendidos habituales afectan nuestras relaciones y la productividad. En este artículo, descubrirás ejemplos y técnicas de comunicación efectiva en el lugar de trabajo que cambiarán por completo tu forma de interactuar.

El papel de las emociones y las expectativas en la comunicación

En las conversaciones cara a cara, interpretamos una enorme cantidad de significado a partir de las señales no verbales. Por tanto, no es de extrañar que los correos electrónicos que enviamos y recibimos a menudo se malinterpreten. En ausencia de expresiones faciales, gestos y tono de voz, las palabras quedan abiertas a malentendidos. Llenamos los vacíos y, a veces, nos llevamos un mensaje diferente al que el remitente pretendía.

Entonces, ¿qué provoca nuestras malinterpretaciones y cómo podemos disminuir el riesgo de que ocurran? Nuestro estado emocional de ánimo determina gran parte del significado que extraemos de los correos electrónicos, junto con nuestras expectativas preestablecidas sobre el remitente.

Tres habilidades comunicativas para evitar malentendidos

Descubre a continuación tres maneras de retomar el control y evitar malentendidos en los correos electrónicos:

No respondas con prisa

Detente y respira. Si creemos que hemos recibido un correo electrónico grosero, nuestra respuesta inicial suele ser escribir una réplica igual de cortante. ¡Pero esto nos hace sentir aún peor, lo que aumenta la probabilidad de aún más malinterpretación! Generalmente nos arrepentimos de enviar un correo electrónico enojado una vez que nuestro estado de ánimo ha mejorado.

Imagina varios tonos de voz

Debemos ser conscientes de que podemos haber malinterpretado el mensaje, incluso si estamos seguros de conocer al remitente y sus intenciones. Considera otros posibles tonos de voz y escenarios. Por ejemplo, un simple "Sí." puede parecer brusco y grosero, pero el remitente podría haberlo dicho con las mejores intenciones. Sin señales vocales o visuales, no puedes descartar otras posibilidades.

Pide aclaraciones

Si no estás seguro del significado de un correo electrónico, pide aclaraciones en lugar de sacar conclusiones. Si la situación lo permite, una llamada telefónica puede resolver las cosas de manera rápida y personal. Al hacerlo por correo electrónico, usa "mi" o "yo" para asumir la responsabilidad de tu interpretación.

Como decía el famoso escritor George Bernard Shaw"El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que se ha logrado." Así que tómate un momento para reflexionar y ser más consciente de tus reacciones emocionales a los correos electrónicos. Al hacerlo, es posible que descubras que a su vez escribes correos electrónicos más efectivos.

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