Ley de Parkinson: acorta cada tarea y atiende a más en tu jornada

(Imagen generada con Inteligencia Artificial)

La ley de Parkinson dice que el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para terminarlo. En el trabajo se aplica poniendo a cada tarea y a cada sesión una duración fija, algo más corta de la que hoy le dedicas, y un entregable concreto que marque cuándo está terminada. Con eso aparecen huecos en la jornada para atender a más clientes sin alargar el día.

Lo he visto muchas veces en consultoría. El informe que tiene tres semanas de plazo tarda tres semanas. El mismo informe, pedido para el viernes, llega el viernes. Y casi nunca llega peor.

Qué es la ley de Parkinson

La ley de Parkinson es una observación sobre cómo se comporta el trabajo: ocupa el espacio que le dejas. La formuló el historiador británico Cyril Northcote Parkinson en un ensayo publicado en The Economist en 1955, pensando en la administración pública, donde las tareas crecían al ritmo de los funcionarios disponibles para hacerlas.

La idea salió de los ministerios hace mucho. Cualquiera que haya preparado una presentación con dos semanas por delante sabe cómo funciona. Los primeros días se piensa, se ordena, se vuelve a ordenar. El trabajo de verdad se concentra al final.

No es pereza. Es que una tarea sin límite no tiene un punto en el que esté claramente acabada, y la cabeza sigue puliendo mientras haya margen.

Por qué pesa más cuando trabajas por tu cuenta

En una empresa, alguien pone las fechas. El jefe pide el documento para el martes, el cliente corporativo tiene su calendario de comités, la reunión dura lo que dice la convocatoria. Hay muchas presiones externas que, sin quererlo, recortan el trabajo.

Quien tiene consulta o despacho propio se pone sus propios plazos. Y los suele poner generosos, porque nadie le obliga a lo contrario. Preparar la propuesta para un cliente nuevo ocupa la tarde entera. Revisar un expediente se estira hasta la hora de cenar. La sesión que debía durar una hora termina a la hora y veinte, porque el siguiente hueco estaba libre.

Ninguna de esas tareas está mal hecha. Están hechas con más tiempo del que necesitaban. Y la suma de esos excesos es justo el espacio que falta en la agenda para atender a dos o tres personas más a la semana.

Cómo aplicar la ley de Parkinson en cinco pasos

El remedio no es trabajar más rápido. Es decidir de antemano cuánto vale cada tarea y qué tiene que salir de ella.

1. Mide lo que dura hoy. Durante una semana, anota cuánto tardas de verdad en las cuatro o cinco tareas que más se repiten: preparar una sesión, redactar un informe, escribir una propuesta, cerrar la nota de un caso. Sin corregir nada todavía. Solo mirar.
2. Define el entregable. Para cada tarea, escribe en una línea qué tiene que existir cuando esté terminada. "Preparar la sesión" no es un entregable. "Una hoja con los tres puntos que voy a tratar y la pregunta con la que abro" sí lo es. Cuando el final está definido, el trabajo deja de estirarse buscándolo.
3. Pon una duración por debajo de la habitual. Toma lo que mediste y quita un poco. No la mitad: lo suficiente para notar el límite. La tarea tiene hora de empezar y hora de acabar, como una cita.
4. Cierra cada sesión con hora y con algo en la mano. La sesión con el cliente también tiene duración fija, y termina con un entregable para él: el plan, la decisión acordada, los dos pasos hasta la próxima vez. Ese cierre hace que la conversación vaya hacia algún sitio desde el primer minuto.
5. Revisa al cabo de un mes. Compara la calidad de lo que entregas ahora con lo de antes. Si algo ha empeorado, devuélvele tiempo a esa tarea concreta. Si nada ha empeorado, el recorte era grasa.

El segundo paso es el que más cambia las cosas. Una duración sin entregable solo mete prisa. Un entregable sin duración se sigue estirando. Juntos, la tarea tiene forma.

Rubén y el programa que ocupaba la tarde

Rubén es fisioterapeuta con consulta propia desde hace más de quince años. Trabaja sobre todo con personas que vuelven a moverse después de una lesión o una operación, y cada paciente nuevo se lleva un programa de ejercicios para hacer en casa.

Ese programa era su orgullo y su problema. Lo preparaba por la tarde, después de las sesiones, y cada uno le llevaba entre una y dos horas. Elegía ejercicios, buscaba variantes para cada fase, añadía fotos y explicaciones. Por eso solo podía aceptar un par de pacientes nuevos a la semana. Las primeras visitas también se alargaban: estaban citadas para una hora y rara vez acababan antes de la hora y media.

Un martes hizo la cuenta. Preguntó a varios pacientes qué usaban de verdad del programa. La respuesta fue casi siempre la misma: los ejercicios de la primera fase y cuántas veces hacerlos. Las variantes y las fases siguientes, poco, porque eso lo ajustaban juntos en la siguiente sesión.

Rubén redefinió el entregable. El programa pasó a ser una página: tres ejercicios, sus repeticiones y una línea con la señal que debe hacer llamar a la consulta antes de la próxima cita. Le puso treinta minutos. Al terminar cada primera visita dicta en el móvil sus notas de la exploración, y un asistente de Inteligencia Artificial las ordena sobre su propia plantilla de informe. Él parte de ese borrador, corrige, decide y firma. El tratamiento sigue siendo suyo; lo que ya no hace es empezar desde la hoja en blanco.

La primera visita también cambió. Sigue durando una hora, pero ahora termina siempre igual: con el paciente haciendo delante de él los tres ejercicios y con la fecha de la siguiente cita. Rubén mira el reloj a los cuarenta minutos y empieza a cerrar.

Las primeras semanas le costó. Tenía la sensación de entregar menos. Los pacientes no la tenían: tres ejercicios claros se hacen; doce se dejan para mañana. Hoy Rubén ve a más pacientes nuevos cada semana y sale de la consulta a la hora en que antes empezaba a preparar programas.

Lo que no conviene cronometrar

Esto no vale para todo. Hay trabajo que necesita el tiempo que necesita, y meterle un límite lo estropea.

La atención a la persona que tienes delante es lo primero. La sesión tiene hora de cierre, pero si un paciente o un cliente trae algo serio en los últimos diez minutos, el reloj espera. La duración fija ordena el caso normal; no manda sobre el caso excepcional.

Tampoco conviene cronometrar lo que haces por primera vez. El primer informe de un tipo nuevo, el diseño de un servicio que no existía, el caso raro que no se parece a ninguno. Ahí todavía no sabes cuánto dura, y el límite solo produce ansiedad. Se mide primero y se acota después.

Y hay una tercera trampa. Si lo que alarga tu día no son las tareas, sino todo lo que pasa entre una cita y otra, el remedio es otro: el tiempo que se pierde entre clientes se ordena con procesos, no con cronómetro.

Los huecos que aparecen

Cuando cada tarea tiene su duración, la agenda empieza a mostrar espacios que antes no existían. Esos espacios tienen la mala costumbre de volver a llenarse solos, con más de lo mismo, si nadie decide antes para qué son. Por eso conviene leer también por qué el tiempo que ahorras se lo queda la agenda si no tiene destino previo.

Mi opinión es que el destino más sensato, para la mayoría de profesionales con veinte o treinta años de experiencia, es atender a más personas a las que de verdad puedes ayudar, sin mover la hora de salida. Llenar la agenda sin trabajar más horas es exactamente eso.

Qué tarea va primero cada mañana es otra pregunta distinta, y la respuesta está en cómo priorizar tareas cuando todo parece urgente.

Definir los entregables de tu servicio y decidir qué parte del trabajo puede preparar la Inteligencia Artificial para que tú revises es uno de los trabajos de "Evolution IA", la mentoría estratégica de Javier G. Amblar para profesionales con experiencia que quieren convertir lo que saben en más y mejores clientes.

Preguntas frecuentes

¿La ley de Parkinson significa que hay que trabajar con prisa?
No. Significa que el trabajo necesita un final definido. Con una duración razonable y un entregable claro se trabaja con más calma que con un plazo abierto, porque desaparece la sensación de que siempre se podría seguir puliendo.

¿Cuánto tiempo hay que recortar a cada tarea?
Lo justo para notar el límite, partiendo de lo que mediste. Si recortas tanto que la calidad baja, devuelves tiempo a esa tarea. La duración correcta se encuentra probando, no con una regla general.

¿Sirve también para las sesiones con clientes o pacientes?
Sí, siempre que la sesión termine con algo concreto para la persona: un plan, una decisión o los pasos hasta la próxima cita. La duración ordena la conversación; la atención a un caso serio está por encima del reloj.

¿Por qué tarea empiezo esta semana?
Por la que más se repite y más se estira, normalmente la preparación o el informe que haces después de cada cliente: define su entregable en una línea y ponle hora de inicio y de fin. Si quieres seguir recibiendo reflexiones como esta para aplicarlas en tu consulta o tu despacho, suscríbete gratis al newsletter en el formulario de aquí abajo.